Fritt plassvalg, eller «free seating», har fått et negativt fortegn i en rekke sammenhenger. Det er ofte gode grunner til dette fordi ofte er det feil grunnlag som legges til grunn for beslutningen om å innføre fritt plassvalg (fortetning, kostnadsbesparelser). Det betyr ikke at fritt plassvalg er negativt. Vi har sett flere tilfeller av høy tilfredshet i løsninger med fritt plassvalg, fordi det gir en arbeidshverdag med langt mer frihet og kontroll for hver enkelt.1. Tilstrekkelig variasjon på møblering. Fritt plassvalg hvor eneste valget er helt like pulter gir lite mening.
2. Inndeling i ulike støysoner. Det er svært viktig at brukeren selv kan regulere støynivå rundt seg til enhver tid, for å kunne gjennomføre ulike typer arbeidsoppgaver. Konsentrasjonskrevende oppgaver krever selvsagt stillhet. Andre typer oppgaver kan det være nyttig å gjøre i nærheten av andre, selv når man ikke samarbeider direkte. Små spørsmål og avklaringer kan tas med de som sitter rundt deg.
3. Tilstrekkelig antall plasser. Hva som er tilstrekkelig antall plasser avhenger av tilstedeværelsen på kontoret, men som benchmark kan en sette 2-4 stoler per ansatt.
4. Gi avdelingstilhørighet gjennom «hjemmebaser». Det er som oftest en grunn til at avdelinger eller team er satt sammen slik de er, og som oftest er det også et poeng at de skal samhandle seg i mellom. Det gir også en trygghet for hver enkelt å ha et sted å forholde seg til, hvor ens nærmeste kolleger og oftest befinner seg. Det vil si at fritt plassvalg ikke nødvendigvis bør gjennomføres over for store områder for ulike grupper, men at det begrenses noe. Man skal også samhandle mellom enheter/team/avdelinger. Det anbefales å tenke gjennom hvilke enheter som skal samhandle med hverandre, og plassere deres hjemmebaser i nærheten av hverandre – gjerne med gode felles arbeidsområder.
5. Teknologi som muliggjør mobilitet. For å ta i bruk fritt plassvalg må en ha teknologien på plass. Ofte bør det minimum innebære skybasert lagring, bærbar PC med mulighet for docking til større skjermer ulike plasser, og et godt trådløst nettverk.
6. Tillit fra både hverandre og ledelsen til at hver enkelt selv vet hvor de kan gjennomføre en oppgave best mulig – selv i en «arbeidscafé» eller i en lenestol.
7. Tilvenning og opplæring i denne måten å arbeide på, som ofte innebærer svært høy grad av digitaliserte arbeidsprosesser. Da er det viktig at alle ansatte kjenner tilgjengelige verktøy godt. I tillegg krever det opplæring og tilvenning i nye måter å samarbeide og jobbe individuelt på.