Det er i dag svært vanlig med hyppige endringer i en virksomhets kontorlokaler. Bedrifter omrokerer, renoverer åpner nye avdelinger eller rett og slett flytter bedriften inn i nye lokaler. Det kan også dreie seg kun om å oppgradere deler av lokalene, ett møterom, en kantine eller få på plass ett stillerom eller to.
Det kan fremstå som et uoverkommelig prosjekt, for deg som har blitt utnevnt som ansvarlig for anskaffelsen. Hvor skal du begynne ?
Du forventes å navigere i mengden av tjenester og tilbydere, ha et forhold til budsjett og innredning av det fysiske arbeidsmiljøet, tekniske installasjoner og flytting av ansatte. Og alt med en målsetting om at bedriften sitter igjen med fornøyde, motiverte ansatte og en styrket bedriftskultur på kjøpet.
SenseOn har samlet noen viktige tips og råd for å hjelpe deg på veien til en trygg, effektiv og god anskaffelsesprosess. Være seg det er et mindre prosjekt, eller et litt større.
Ønsker du å vite hvordan SenseOn konkret kan hjelpe deg i din prosess, send oss en melding på vår online chat eller på support@senseon.no
Begynn gjerne din prosess med de 2 stegene nedenfor, og les flere av artiklene under SenseIT Anskaffelsen
1) Organisatoriske mål
Det finnes mange fellestrekk, uavhengig av prosjektets omfang eller type. Uavhengig om det er en relokalisering, rehabilitering eller omrokering i eksisterende lokaler.
Når vi sier målsetning, ligger det i vår profesjonelle natur å se på dette som budsjett, milepæler og levering. Dette er absolutt viktig, og omtales også i artiklene under SenseIT Anskaffelsen
På dette punktet ønsker vi å fokusere på oppnåelse av organisatoriske mål.
En relokalisering, eller en rehabilitering av eksisterende lokaler kan isolert sett skape uroligheter i en organisasjon. Ofte kan det være underliggende organisatoriske årsaker til en flytting, til og med ved en rehabilitering eller mindre endringer av eksisterende lokaler. Dette kan skape uro, usikkerhet eller utilfredshet i arbeidsmiljø og en svekket bedriftskultur. Herunder ligger flere muligheter for organisatorisk gevinstrealisering, som kan oppnås ved bevisstgjøring, definering og tiltak i prosjektets forskjellige faser. Dette bør gjøres som en del av prosjektets oppstartsfase.
Vi har invitert fagkyndige innen områdene arkitekturpsykologi og arbeidsmiljø, til å uttale seg om disse viktige emnene :
Bedre medarbeidertilfredshet
Øke motivasjon eller prestasjon
Motivere til innovasjon og økt samarbeid
Styrke bedriftskultur
Styrke bedriftsprofil
Beholde og tiltrekke attraktive medarbeidere
Følg med på SenseIT, og meld deg på vårt nyhetsbrev for å få med deg disse nyttige artiklene når de blir publisert.
2) Oppdragsprofil
Det er mye å hente på å definere sine organisatoriske mål, i forkant av prosjektets start. Dette vil gi dere et godt grunnlag som en del av en oppdragsprofil, som tydeliggjør rammene for arbeidet ovenfor eventuelle tjeneste- og møbelleverandører, som dere velger å tilknytte dere i prosjektet. Det vil i tillegg bistå i en viktig intern bevisstgjøring, som vil lette deres arbeid i å hente ut disse synergiene, i den prosessen dere nå står ovenfor. Det øker sannsynligheten for at flytteprosjektet vil gi dere en gevinstrealisering i form av både motiverte og begeistrede ansatte.
Punkter som kan være del av en Oppdragsprofil:
- Kort om bedriftens virke
- Organisasjonskart
- Kort beskrivelse av hver av avdelingenes aktiviteter, og optimal arbeidsmetodikk og samhandlingsform
- Hvordan og hvor samarbeider man
- Hvordan og når sosialiserer de ansatte
- Hvor og hvordan jobber man i kreative prosesser / Hvor og hvordan skapes rom for innovasjon
- Hvor og når tar man pauser
- Hvor, hvor ofte og når er det behov for arbeidsro
- Tre viktigste «myke» målekriterier for prosjektet (Økt samhold, økt samarbeid, trivsel, motivasjon, styrket bedriftskultur m.v)
I arbeidet med å få på plass en oppdragsprofil, så er det viktig å involvere nøkkelpersoner fra alle berørte avdelinger. Å ta seg tid til å involvere de ansatte i denne definisjonsprosessen, vil øke sjansen for at prosjektet vil resultere i fornøyde og motiverte ansatte som opplever trivsel på sin nye/oppgraderte arbeidsplass.
Ved større anskaffelsesprosjekter, som ved relokalisering/flytting, kan det være svært formålstjenlig å involvere en arkitektur psykolog som i samarbeid med dere vil bistå igjennom denne prosessen med å kartlegge bedriftens målsetning ved prosjektet, deres aktiviteter, prosesser og arbeidsmetodikker å få på plass en grundig oppdragsprofil som vil sikre måloppnåelse ved deres flytteprosjekt. Mange Interiør Arkitekter har også god kunnskap og øvelse i å bistå kundene sine igjennom denne prosessen.
Vår tilknyttede fagspesialist vil belyse dette tema gjennom flere artikler. De bistår også kundene i deres prosjekt. Ønsker du å vite mer om denne tjenesten, send oss en melding på vår online chat eller på support@senseon.no