”Aktivitetsstyrt kontor” – et must for alle?
Det skrives og fortelles mye positivt om dette hver dag, så mye at det er lett å få inntrykk av at denne løsningen er det eneste som gjelder. Men dette bildet er langt mer nyansert.
Hvordan treffe blink?
Det er mange områder man skal tenke på ved etablering av nytt hovedkontor. Lokalene skal bygge kultur og identitet, i tillegg til å legge til rette for nye arbeidsformer og samarbeidsformer. Samtidig skal det inspirere til kreativitet og innovasjon, bare for å nevne noe.
Confidon mener en av de viktigste driverne for å lykkes med etableringen er å tidlig lande et riktig møbleringskonsept for organisasjonen. Å velge riktig møbelkonsept for nytt hovedkontor er vanskelig og blir en øvelse som berører mye og mange, men det finnes alltid flere gode løsninger.
Nøkkelen til suksess er derfor at bedriftens ledelse først oppdager og blir kjent med alle muligheter på en nøytral måte. Deretter velger bedriften selv en tilpasset løsning de mener er optimal og implementerer denne sammen med sine ansatte.
Confidon har gjennom 12 år bistått en rekke bedrifter i valg av møbleringskonsepter ved etableringen av deres hovedkontor. Vi har også bistått i møbelanskaffelsene som til nå teller ca. 20.000 arbeidsplasser og 22.000 sitteplasser med bord i fellesarealer.
Ser vi på hva kundene har valgt de siste tre årene er fordelingsnøkkelen tilnærmet slik: Landskap 20%, Team 10%, Celle 20%, Kombinasjon 35% mens kun 15% har valgt det vi i møbelbransjen omtaler som aktivitetsstyrt kontor. Den foreløpige lave andelen av tidenes hotteste kontortrend er nok et resultat av at få bedrifter ønsker en slik total forvandling av sitt nye hovedkontor og da finner trygghet i noe midt i mellom.
Kostnadsbildet for de ulike møbleringskonseptene varierer blant annet med vektingen mellom arbeidsplasser og mer sosiale plasser/soner. En kan derfor eksempelvis oppleve at møbelpakken i et aktivitetsstyrt kontor blir mer kostbar siden løsningen setter større krav til samtlige områder i lokalet.
Viktigste kjennetegn på ”De 5 møbelkonseptene”
Landskap – mer enn 10-20 arbeidsplasser i et åpent lokale uten en masse vegger. Arbeidsplassene er til bruk for alle ansatte og deres mange funksjoner. Bedriften kan gi hver ansatt en fast plass eller gå motsatt ved å velge en ”clean desk” modell. Nødvendige støtterom og møteplasser samt gode ”husregler” er viktig og avgjør bruken, flyten og trivselen i lokalet.
Team – Litt som kontorlandskap beskrevet over men med flere inndelinger til grupper med 4-10 ansatte. Støtterommene kan spres i kontorlokalet eller annen skjerming benyttes.
Celle – 4 faste vegger med dør rundt hver ansatt sammen med ønsket antall møterom og sosiale soner.
Kombinasjon – tilpasset miks av de tre allerede nevnte møbelkonseptene sammen med riktig type og antall støtterom.
Aktivitetsstyrt– betydelig underdekning av tradisjonelle arbeidsplasser, ”clean desk” praktiseres uten faste hjemmeområder. Lokalene kompletteres med en valgt miks av ulike ”arbeidssoner” som er annerledes møblert og tilpasset de ansattes mange gjøremål og behov. Konseptet er tilpasset bedrifter hvor de ansatte ofte jobber utenfor kontoret, bedriften er tilnærmet papirløs og lederen viser ekstra stor tillit da normal kontroll ikke lar seg praktisere.
Møbelkonsept 6 og 7…– De siste årene har det dukket opp flere ”nyvinninger” av fremtidens kontor (future office) og noen har nok kommet for å bli. Coworking er en videreutvikling av kontorfellesskap og kontorhotell. Konseptet kan passe godt for en rekke mindre eller typebestemte bedrifter. I 2018 har Coworking tilbudene i Oslo eksplodert. Andre konsepter ligger også i startgropen og venter, de kan for eksempel passe større bedrifter som kun ønsker et sentralt offentlig ”treffpunkt” istedenfor et hovedkontor.
Viktig! Alle 5 konsepter inneholder en mengde kjente møbeltyper som arbeidsbord, teknisk tilbehør, oppbevaring, skjermvegger, kontorstoler og sittegrupper. Mye er likt, men det finnes også varianter spesialtilpasset de ulike konseptene. Confidon som møbelspesialist liker derfor å ”snakke om og med møbler” og erfarer at ”riktige møbler møblert riktig” skaper flotte nye funksjonelle hovedkontorer.
Hvem velger hva?
På nett finner ledelsen eller den ansatte akkurat det en ønsker å finne for å støtte sitt syn om alt innen temaet møbelkonsepter og fremtidens kontor.
Et stort antall «forståsegpåere» uttaler seg her om hva som er riktig for din bedrift, dette underbygges ofte med ulike måleverktøy som viser dagens løsning, logging av de ansatte sine ønsker og en ser naturlig nok på hva andre gjør og på sine konkurrenter. Når dette legges sammen med gjetninger om fremtiden skal løsningen være funnet, og denne har i dag en tendens til å inneholde aktivitetsstyrt kontor i større eller mindre grad.
Dette betyr på ingen måte at en aktivitetsbasert løsning er feil, men det betyr heller ikke at det er det eneste riktige.
Under nevner vi noen av våre kunder som nylig har gjort ulike valg av møbelkonsept.
Valget deres er basert på hvordan de jobber i dag, deres kultur og hvordan de ser for seg å jobbe de neste ti-år. De har deretter sammen med Confidon fått utarbeidet en optimal møbleringsplan:
Landskap– valgt av Bouvet AS for sine 350 ansatte i nytt hovedkontor 2017
Team– valgt av Bosch for sine ansatte i nytt hovedkontor 2018
Celle– valgt av Europris AS for sine 250 ansatte i nytt eget hovedkontor 2019
Kombi– valgt av 4Service Gruppen AS for sine 100 ansatte i nytt hovedkontor 2018
Aktivitetsstyrt– valgt av PwC for 2/3 deler av sine 800 ansatte i nytt hovedkontor 2019
Confidon AS, innkjøpsrådgiveren i kontraktsmøbelbransjen
www.confidon.no
Confidon er et konsulentselskap med spisskompetanse på kontraktsmøbler og kontraktsmøbelbransjen. Gjennom de siste 12 årene har vi utviklet og foredlet ConfidonMetoden®som benyttes når vi skal støtte kunder med anskaffelse av eller inngåelse av rammeavtaler på kontraktsmøbler. Dette sikrer en nøytral konkurranse med et bredt spekter av forhandlere og produkter, med forutsigbarhet og store besparelser som resultat.
Tomas Falkenberg, møbel- og bransjespesialist
Helge Schjøth, daglig leder